Comment aménager un espace de réunion ?
Publié le 14/04/2023
Sur une carrière de 40 ans, un cadre consacre 16 années de sa vie professionnelle en réunion . Il effectue, ainsi, 40% de son temps de travail dans un espace de réunion.
La nécessité d’une salle de travail confortable et bien pensée est indéniable. De la TPE aux grands groupes, en passant par la PME, les entreprises, quelle que soit leur taille, aménagent des espaces permettant aux collaborateurs d’échanger. L’espace de réunion représente aussi une vitrine de la société pour les clients et prestataires. Pour que l’espace de réunion soit propice à la collaboration et puisse accueillir les clients dans un environnement agréable, il est nécessaire de respecter certaines exigences de fonctionnalité et de confort. Les tables, les chaises ou encore le décor de la salle sont les éléments à prendre en compte quand on agence une salle de réunion. A travers ce guide, France Bureau vous accompagne et vous conseille sur l’achat de mobilier de réunion.
1. Optimiser l’échange entre les collaborateurs
Chaque entreprise organise régulièrement des rendez-vous entre les collaborateurs. Afin que chacun d’entre eux se sentent à l’aise et puisse être productif, la table de la salle de réunion doit être adaptée aux besoins de tous.
L’aménagement de cet espace de rencontre nécessite d’être pensé de façon à optimiser l’échange entre les membres. Un collaborateur qui se sent bien dans chaque pièce de l’entreprise, est un collaborateur qui participe activement au développement de la croissance de la société.
Pour cela, la salle doit respecter certaines dimensions. La pièce doit, en effet, être suffisamment grande pour que les collaborateurs puissent y circuler librement. Nous vous recommandons une distance minimum de 80 cm entre la table et les murs alentours. Ce qui permettrait à chaque personne d’avoir suffisamment d’espace pour pouvoir reculer et d’avoir, également, la possibilité d’accueillir des personnes supplémentaires si besoin. Un espace de 50 à 60 centimètres entre chaque place est également recommandé, afin de bénéficier d’un espace convenable entre chaque personne.
2. Créer un espace élégant et fonctionnel
Le choix du mobilier est une étape primordiale dans la configuration de l’espace de réunion.
2.1 Bien choisir la table de réunion ?
La table de réunion de la gamme EREBUS est idéale pour une salle de réunion destinée à accueillir 8 à 10 personnes. Conciliant fonctionnalité et esthétisme, EREBUS sera votre allié pour des prises de décision efficaces. La personnification y est large puisque les tables EREBUS sont déclinées en plusieurs finitions et dimensions. Pour des réunions où le nombre d’intervenants peut varier, nous vous conseillons le plateau ovale de la gamme, afin de permettre d’ajouter des personnes supplémentaires.
La table de réunion est l’élément central d’une pièce prévue à cet effet. Elle occupe, dans la plupart des cas, un volume important et se situe au centre de la salle. Pour une salle de réunion consacrée à accueillir peu de personnes, les seules limites pour la table sont la taille de la pièce ainsi que les goûts et envies de l’équipe de direction. Que la table soit ovale, carrée, rectangulaire ou même ronde, l’essentiel est de créer un espace favorisant la réflexion collective.
Pour cela, il est nécessaire de placer les membres de façon à ce que chacun puisse être vu et entendu de tous. Aussi, afin que chaque collaborateur puisse se sentir à l’aise et ne pas être oppressé, il est opportun de compter un espace de 60 cm de large par personne.
La table de réunion modulable
Pour une salle de réunion plus polyvalente, nous vous conseillons de vous diriger vers des tables de réunion modulables. Les tables modulables permettent, en effet, d’adapter la configuration de la salle en fonction des besoins et du nombre de participants. Ces tables évolutives sont une solution pour les entreprises en croissance. Il peut être utile d’installer, ici, la table dans un espace de réunion relativement grand, afin de créer un lieu aéré en toutes circonstances. La principale exigence, là encore, est de permettre à chaque collaborateur d’être vu et entendu de tous.
Nous pouvons ranger les tables modulaires en deux catégories :
- Les tables de réunion évolutives qui permettent d’accompagner la croissance des entreprises. Ces gammes sont suivies et permettent d’ajouter des modules supplémentaires si le besoin d’augmenter la capacité d’accueil se fait sentir.
- Les tables de réunion modulables. Par leur polyvalence elles offrent la possibilité de moduler le nombre de tables ou la configuration. Ces tables peuvent être simples, comme les tables polyvalentes, ou plus sophistiquées, comme des gammes qui se composent à l’envie avec des piétements universels et des plateaux de tailles et formes variables. Faciles à monter et démonter, elles permettent de changer la destination de votre salle en quelques minutes.
TOPO est la solution pour moduler la configuration de la salle de réunion. Son piétement partagé s’adapte à des plateaux de toutes formes. Topo nous offre, ainsi, la possibilité de créer toute forme de tables: ovale, en U, carré, en rond, rectangulaire et bien d’autres. Pratique pour le montage et le rangement, les pieds et plateaux se clipsent et déclipsent en un tour de main. Cette gamme raffinée meublera, à coups sûr, votre espace de réunion avec élégance.
La table de réunion pliante
Toutefois, toutes les entreprises ne disposent pas des moyens suffisant pour s’équiper en salle de réunion. Dans ce cas, nous vous recommandons d’opter pour des tables de réunion pliantes. Ces dernières vont permettre à une salle d’occuper plusieurs fonctions, dont la fonction de réunion. Que ce soit pour des petites réunions informelles ou des sessions de travail plus importantes, ces tables se plient à vos besoins en matière d'espace et de configuration.
En terme de design, les tables de réunion pliantes se déclinent dans une variété de styles et de finitions pour s'adapter à l'esthétique de votre espace de travail. Du bois au mélaminé en passant par le métal, vous pouvez choisir le matériau qui vous correspond le mieux. De plus, certaines tables pliantes offrent des options telle que la possibilité de les combiner pour former de plus grandes surfaces de travail.
La table de réunion pliante Strobel est idéale pour optimiser l’espace. Equipée d’un piétement à roulettes et de plateaux abattants, elle s’installe et se range facilement. En combinant plusieurs tables, la gamme Strobel offre la possibilité de créer une grande table de conférence, sans négliger l’aspect esthétique.
La table de réunion réglable en hauteur
Pour plus d’ergonomie, nous vous recommandons d’opter pour une table de réunion réglable en hauteur.
Le mobilier réglable en hauteur permet de lutter contre les problèmes liés à la sédentarité excessive des travailleurs d’aujourd’hui. Il est recommandé de se lever et de bouger un minimum pendant son temps de travail.
Ce type de mobilier permet ainsi de lutter contre les douleurs dorsales, le syndrome du canal carpien et autres Troubles Musculo-Squelettiques (TMS), dus aux modes de travail actuels.
2.2 Bien choisir les chaises de réunion
Pour des réunions d’une durée moyenne relativement faible (moins d’une heure), vous avez le choix entre des sièges en polypropylène et/ou tissu équipés d’un pied luge, d’un piètement en croix, ou d’un 4 pieds. Si vous pensez apporter plus de confort à votre personnel, optez pour des sièges à hauteur réglable avec une assise en tissu. Nous vous préconisons de vous orienter vers des sièges à l’assise confortable et s’adaptant aux différentes tailles des utilisateurs.
Si toutefois, la durée moyenne des réunions est supérieure à 1 heure, nous vous recommandons d’aménager un espace avec des sièges ergonomiques. Ces fauteuils de réunion offrent un confort supérieur, le siège SETU en est un parfait exemple.
La gamme ZENAS est idéale pour les réunions de courte durée, l’assise et le dossier sont toutefois confortables. Alliant prix attractif et confort, ces sièges proposent un excellent rapport qualité/prix. Equipés d’une coque en polypropylène et d’une texture antidérapante facile d’entretien, ils sont une solution simple et efficace pour meubler votre espace de réunion. La gamme ZENAS offre de larges possibilités de combinaisons des couleurs de la coque, du piètement et de l’assise, pour s’adapter à toutes vos envies.
Pour un espace de réunion design, nous vous conseillons les fauteuils de la gamme VERAN. Ces chaises de réunion offrent à vos espaces un style différenciant, sans délaisser le confort de vos collaborateurs. Personnalisable à l’envie, la gamme propose 14 finitions non-feu et 15 finitions en cuir synthétique.
Vous souhaitez créer un espace de réunion design ?
Il est intéressant d’opter pour des sièges à l’allure moderne, sans pour autant négliger le confort. France Bureau vous recommande de vous orienter vers un siège avec une bonne performance d’assise et de réglages, afin de garantir le confort de chaque membre.
3. Capter l’attention du public
Afin d’obtenir une attention complète du public, il est intéressant qu’équiper la pièce avec du matériel complémentaire. Les équipements de base que nous vous avons sélectionné permettent d’aménager d’une salle de réunion fonctionnelle.
• Les dessertes informatiques :
Permettant de stocker et de rendre mobile des documents ou du matériel informatique, les dessertes informatiques sont une solution pratique pour les espaces de réunion.
• Tables de projection:
Idéales lors de conférence ou séminaires, les tables de projection sont un équipement nécessaire pour installer des vidéoprojecteurs.
• Tableau blanc ou le chevalet :
Le tableau blanc et le chevalet font partie des accessoires complémentaires en salle de réunion afin d’y exposer les idées des collaborateurs.
• Support audiovisuel :
Fiables et fonctionnels, les supports audiovisuels permettent de projeter des documents et ainsi de capter l’attention du public. En les accrochant au plafond ou sur les murs vous maximiserez l’espace disponible.
Il est également important de prévoir plusieurs branchements électriques dans la pièce, afin de permettre à chacun de bénéficier d’équipements high-tech et de pouvoir brancher le matériel électrique nécessaire à l’accomplissement d’une présentation réussie.
4. Soigner le décor
Ainsi, un aménagement réussi de la salle de réunion va favoriser le bien-être et la productivité des collaborateurs. Nous vous proposons, dans cette dernière partie, quelques perspectives d’aménagement concernant l’ambiance générale de la pièce, afin de créer un environnement propice aux échanges.
Le secteur de marché dans lequel l’entreprise évolue détermine grandement l’aspect de la salle de réunion. L’aménagement d’une salle de réunion d’une start-up sera bien moins formel et plus coloré que celui d’une entreprise spécialisée dans l’industrie par exemple. Cependant, certains éléments peuvent être utilisés dans toute salle de réunion, tout secteur confondu.
Nous vous recommandons tout d’abord d’avoir un espace aéré et suffisamment ventilé, nécessaire pour le confort et le bien-être des collaborateurs.
Aussi, plus la lumière se rapproche de la lumière naturelle, plus le confort est optimum. Nous vous conseillons également de ne pas utiliser de couleurs trop sombres pour l’espace de réunion, mais d’appliquer plutôt quelques touches de couleurs vives sur les chaises, certains murs ou objets. De plus, l’ajout de tableaux, d’objets de décoration ou de plantes offre une personnalisation plus poussée pour l’espace de réunion et favorisera, ainsi, votre bien-être et celui de vos collaborateurs.
Les entreprises favorisent de plus en plus des espaces de travail chaleureux et décontractés. Dans cette optique, un grand nombre d’entreprises optent pour un espace de réunion aux murs vitrés. Ces murs représentent la transparence dans les affaires et offrent une impression d’espace non négligeable.
La salle de réunion, aux murs vitrés, des bureaux de Resignation Media à Chicago est colorée, fonctionnelle et moderne.
La gamme Echoes Play est une gamme de cloisons modulaires colorée limitant les nuisances sonores dans les espaces de travail.
Si vous êtes désireux d’aménager un espace de réunion tendance aux murs vitrés, mais soucieux à l’idée que certaines informations puissent être entendues de l’extérieur, nous vous recommandons d’installer des panneaux d’absorption phonique. Le mobilier acoustique est la solution optimum afin de ne pas déranger les collaborateurs à l’extérieur de la pièce, ni de compromettre la confidentialité dans le cas d’espace de réunion aux murs vitrés.
Entamer des travaux d’aménagement d’un espace de réunion nécessite de déterminer, au préalable, les valeurs, besoins et attentes de l’entreprise et des salariés en vue de transposer un modèle de salle de réunion qui correspond à l’image de l’entreprise.
Nous espérons que ce guide vous a été utile. Si vous souhaitez approfondir certains aspects ou nous faire part de vos suggestions, contactez notre service marketing au 04 76 96 82 06.