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Publié le 14/04/2023
Qui doit fournir l'équipement informatique en télétravail ?
Publié le 21/10/2021
Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à autoriser le télétravail à leurs employés, et même à l’inciter fortement dans un contexte de crise sanitaire afin de préserver la sécurité de chacun et d’endiguer la propagation du virus. Même les plus réticentes à intégrer le home-office dans leur culture d’entreprise se sont vues contraintes de s’y plier avec les nouvelles règles liées au Covid-19 et les recommandations du Ministère de la Santé à ce sujet.
Quelles que soient les motivations, employeurs comme collaborateurs peuvent y trouver leur compte sur de nombreux aspects. Cependant, il est nécessaire que l’entreprise fournisse à ses salariés tout le nécessaire pour être efficaces et travailler dans les meilleures conditions possibles depuis leur domicile. Dans cet article, nous vous invitons à en découvrir plus sur la pratique du télétravail et notamment sur les obligations de l’employeur en termes de matériel informatique à fournir à leurs employés.
Le télétravail : un concept de plus en plus prisé
Grâce aux nouvelles technologies et à l’usage répandu d’internet, la pratique du télétravail est désormais grandement facilitée et appréciée par de plus en plus d’individus. Cette nouvelle forme d’organisation du travail a vu le jour dès les années 1950 mais connaît un véritable essor dans les années 1990 avec la démocratisation des technologies de l’information et de la communication. Ce concept a été officialisé en France dès 2017 avec les ordonnances du président Macron qui reconnaissent officiellement le statut de télétravailleur.
Le contexte de crise sanitaire qui prône la distanciation sociale et invite chacun à limiter ses déplacements par la mise en place d’un confinement n’a fait que renforcer le recours au télétravail. Mais pour pouvoir le pratiquer, une certaine organisation s’impose en amont et surtout, le collaborateur doit disposer de tout le nécessaire pour recréer un environnement propice au travail au sein de son domicile.
Selon le Code du Travail, il n’est pas nécessaire de remplir de critères particuliers pour avoir le droit de télétravailler. Le home office peut donc en théorie s’appliquer à n’importe quelle catégorie professionnelle.
Les indispensables pour être efficace en télétravail
Afin de pouvoir remplir ses obligations professionnelles en télétravail, le salarié doit être bien installé et avoir accès à l’ensemble des outils, logiciels, équipements et documents comme s’il était physiquement dans l’entreprise. Si certains outils ou processus ne sont pas digitalisés dans l’entreprise, il est important d’y penser !
Le matériel utilisé doit être complet et adapté à la situation du télétravailleur. Matériel informatique mais aussi fournitures de bureau et mobilier professionnel : tout doit être au rendez-vous pour créer un cadre de travail confortable qui permet d’être efficace. Un espace dédié à l’activité doit être créé au sein du logement afin de bien dissocier vie personnelle et professionnelle. L’environnement doit être calme et propice à la concentration. Si cette condition n’est pas respectée, travailler à son domicile peut vite tourner au cauchemar.
D’une façon générale, les collaborateurs doivent être rigoureux dans la planification des horaires de travail et se fixer des objectifs à atteindre. Mais ils doivent aussi se forcer à respecter des temps de pause.
À défaut de pouvoir le faire physiquement, les managers et responsables doivent aussi prendre l’initiative d’instaurer des temps d’échanges avec l’ensemble des collaborateurs. L’idée est de discuter des conditions de travail à distance, de s’exprimer sur les difficultés rencontrées et de trouver des solutions adaptées à mettre en place.
Home-office : qui doit fournir le matériel informatique ?
Si certaines entreprises autorisent leurs collaborateurs à utiliser leur propre matériel informatique, il est cependant plus adapté et sécurisé de fournir ce service pour de multiples raisons. Mais l’entreprise doit aussi faire face à ses obligations légales en fournissant le matériel informatique à son collaborateur si ce dernier n’en dispose pas ou ne souhaite pas utiliser le sien car il est parfaitement en droit de refuser.
Les données exploitées sont plus sécurisées si les collaborateurs utilisent le matériel fourni par l’entreprise elle-même. En effet, il est de la responsabilité de cette dernière de bien veiller à ce que les mises à jour soient faites et d’assurer la maintenance de l’ensemble des équipements technologiques et plus spécifiquement des ordinateurs professionnels. Ce matériel est donc réservé exclusivement à un usage professionnel.
Concernant les licences de certains logiciels et mots de passe des comptes, il est aussi plus pratique de tout mettre en place directement sur le matériel professionnel.
Au sujet des assurances (casse, vol, perte, panne…), il est plus pertinent de négocier un contrat global au nom de l’entreprise avec des garanties adaptées aux usages. Il en est de même pour l’achat du matériel qui peut être fait en lots afin de bénéficier d’un meilleur prix et de standardiser le matériel utilisé au sein de l’entreprise.
Pour faciliter le home office et se démarquer dans les annonces de recherche de nouveaux talents mais aussi pour une question financière et de sécurité, les entreprises ont donc tout intérêt à fournir le matériel informatique à leurs employés.
Les obligations de l’employeur face à ses employés en télétravail
Selon le poste occupé par le collaborateur, divers équipements peuvent être fournis par l’entreprise : chaise, écran, lampe, casque avec micro, clavier, souris, imprimante et consommables, PC… Pour tout ce qui concerne le mobilier de bureau, le salarié est libre de faire ses propres achats et peut demander un remboursement à hauteur de 50% à son employeur. Les justificatifs de paiement doivent évidemment être présentés pour la gestion comptable. Malgré le remboursement de la moitié des frais, le salarié reste propriétaire de ce matériel.
Concernant les autres frais relatifs à la pratique du télétravail, aucun accord précis stipulant leur nature et le montant de leur prise en charge n’a été signé à ce jour. Cependant, les dépenses telles que l’électricité, le chauffage, le forfait mobile ou encore la connexion internet peuvent être supportés par l’employeur. Les entreprises qui adoptent ce modèle peuvent bénéficier d’une exonération si cette dernière verse une allocation à ses salariés.
Tous les équipements de télétravail destinés à améliorer le confort de travail sont considérés comme des accessoires et n’entrent pas forcément dans les dépenses qui peuvent être supportées par l’entreprise. D’un autre côté, le Code du Travail affirme que l’entreprise se doit de proposer un cadre de travail qui allie confort et ergonomie ainsi que des équipements adaptés. C’est par exemple le cas pour un repose-pieds ou un support d’écran pour PC. Sans plus de précisions, cela reste évidemment à la libre appréciation de chacun...
Comment négocier ses équipements informatiques avec son entreprise ?
Lorsque les collaborateurs sont des télétravailleurs ponctuels, ils peuvent emprunter le matériel dont ils ont besoin à leur entreprise. Mais s’ils pratiquent le travail à distance de façon régulière, alors l’entreprise est amenée à investir dans ce matériel.
Lors d’une prise de poste, d’une évolution au sein de l’entreprise ou dans un contexte tel que celui de la crise sanitaire, il est tout à fait possible de (re)négocier ses conditions de travail, son salaire, ses missions mais aussi les avantages octroyés par l’entreprise, notamment dans le cadre du télétravail. Ces modalités peuvent être précisées dans le contrat de travail qui lie l'employeur à son employé.
Le collaborateur est donc amené à exposer ses besoins en termes de matériel et à mettre en avant les avantages pour l’entreprise au niveau de son efficacité dans ses missions quotidiennes.
Nous disposons de nombreuses solutions destinées à créer un cadre de travail confortable et ergonomique à son domicile. Si vous souhaitez mettre en place du home office ou seulement être conseillé, nos experts sont à votre service au 04 76 96 82 06 ou sur info@francebureau.com.
À bientôt,
L'équipe France Bureau
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